Validación de datos

Validación de datos

La Validación de datos es una herramienta extremadamente útil especialmente cuando

Compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.

Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo “Producto”, nos muestre una lista de los productos a elegir.

O también se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas.

Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de error cuando el número ingresado está fuera de los parámetros deseados.

En estos casos,  Validación es la herramienta que resuelve nuestros problemas.

Vamos a utilizar el ejemplo de la derecha.

Tenemos solamente dos columnas: Productos y Ventas.  Necesitamos limitar que solo puedan seleccionarse determinados productos (que pusimos en la columna D) y que las ventas sean valores enteros mayores que cero.

En Excel 2003 debemos ir al Menú “Datos” y después seleccionar “Validación …”

En Excel 2007 se hace desde la pestaña “Datos” y el menú “Validación de datos”.

PASOS

Para seguir los pasos, va a ser más fácil si descargas el archivo que acompaña este tutorial (el link está al inicio del post).

A. Validación de Productos.

1. Seleccionamos las celdas a las cuales queremos limitar la selección y que muestre el

menú con las opciones disponibles.  Seleccionamos entonces las celdas A2:A14

2. En la pestaña de Datos, al oprimir “Validación de datos” se despliega un nuevo menú con tres opciones:

• Validación de datos: Es donde ingresamos los criterios y restricciones.
• Rodear con un círculo datos no válidos: Rodea con un círculo rojo los datos de las celdas a las cuales les asignamos una restricción pero que por alguna razón tienen datos que están fuera de estos rangos.
• Borrar círculos de validación: Simplemente deja de mostrar los círculos del punto anterior.

3. Seleccionamos Validación de datos.  Se despliega un menú como el de la siguiente figura.

Tenemos 3 pestañas:

• Configuración: En la cual configuramos qué valores están permitidos.
• Mensaje de entrada (opcional): si queremos que nos muestre un mensaje cuando se selecciona la celda con la validación.
• Mensaje de error (opcional): Mensaje cuando se ingresa un valor fuera de los permitidos.  A su vez tenemos tres Estilos para manejar los errores.
• Grave: Directamente NO deja ingresar datos fuera de los indicados.
• Advertencia: Cuando se ingresa un valor fuera de los establecidos, nos avisa de esta condición, pero da la posibilidad de ingresarlo o rechazar.
• Información: Simplemente avisa que el valor no corresponde a los asignados.

Vamos pestaña por pestaña.

4. Configuración.

Por defecto nos indica permitir “Cualquier valor”.  En nuestro ejemplo, tenemos una lista específica con los productos que necesitamos que estén disponibles.

Seleccionamos la opción “Lista” lo cual nos habilita a mostrar la lista desplegable (como la que se ve en la primera imagen de este tutorial) y el origen donde se encuentran los datos disponibles.

En este caso, el Origen son las celdas =$D$2:$D$6 (debemos tener las referencias fijas si no tendremos problemas al querer copiar la validación en otras celdas).

5. Mensajes de error

Para no extenderme mucho más, simplemente pondré un Mensaje de Error en el cual indico:

• Estilo: Advertencia (como se menciona en el punto 3)
• Título (lo que se mostrará en la barra azul del mensaje): ingreso “Error de datos”
• Mensaje de error: “El producto no está dado de alta”.

ACEPTAR  !!!

Y Listo!  Veremos ahora cuando vamos a alguna de las celdas que acabamos de validar (de la columna A), en cuanto hacemos click aparece inmediatamente el botón característico del menú desplegable.

B. Validación de Ventas.

Los pasos son idénticos al anterior.  Solo cambia el criterio.  En lugar de seleccionar de una lista, debemos ingresar un rango de valores aceptables.

Seleccionadas las celdas de la columna B (B2:B14), selecciono “Número entero” (si quisiéramos un rango que permita cualquier tipo de número debemos seleccionar “Decimal”), y fijo el mínimo en cero y el máximo en cualquier número muy grande (no estamos validando en este ejemplo un máximo, así que puede ser 99999999999999).

Más adelante, publicaré la versión Avanzada en la cual definiremos una lista que se pueda ajustar automáticamente cada vez que se agrega un producto nuevo sin necesidad de cambiar el Origen de las celdas (mencionado en el punto 4).